Seitsemän tapaa pilata toimiva yritys

Yritysten kanssa toimiessani törmään usein yksinkertaisiin, mutta liiketoiminnan kannalta dramaattisiin virheisiin, joita yllättävän iso osa yrittäjistä tai yritysjohdosta tekee. Eniten virheitä tekevät yrittäjät, joiden tekninen, tieteellinen tai taiteellinen osaaminen on tehnyt heistä yrittäjiä, ilman yritysjohtamisen, henkilöstöjohtamisen ja talousjohtamisen oppeja tai koulutuksia.

Avaan hieman seitsemää perusvirhettä, joita esiintyy yrityksissä valtavan usein. Näistä neljä ensimmäistä liittyy suoraan taloudenhallintaan ja kolme viimeistä koskeen enemmän henkilöstöhallintoa.

1. Kannattamaton hinnoittelu

Hinnoittelu on yrityksen kannattavuuden ja jatkuvuuden tärkein tekijä. Myyntihinta pitää olla sellainen, että kauppa käy, mutta se ei saa olla liian pieni, jotta kauppa on kannattavaa. Tuotteen ja palvelun hintaan pitää osata sisällyttää kaikki tuotekehitys-, suunnittelu-, markkinointi-, myynti-, tuotanto-, varastointi-, toimitus- ja hallintokulut. Se ei riitä, että tuotteesta saa vähän enemmän myydessä kuin mitä tavaran tekemiseen tarvittava materiaali on maksanut. Jokaisen tuotetun tuotteen tai palvelun hinnassa pitää olla huomioituna siihen kohdistuvat kulut.
Omakin aika maksaa ja sitä eivät meinaa yrittäjät oikein millään ymmärtää. Sitten ihmetellään, kun töitä pitää tehdä vuorokauden ympäri, että laskujen jälkeen jää myös pikkuisen palkkaakin. Kurkkaa neuvoja katelaskentaan täältä; http://www.yrittajalinja.fi/blogi/2013/04/12/681/?page2

2. Laskuttamatta jättäminen

Yrityksissä jää hurja määrä tehtyä työtä laskuttamatta. Siihen on syynä huono projektien hallinta, tuotannon seurannan puute, merkitsemättä jätetyt materiaalit ja työtunnit, sekä liian harvoin tehtävä laskuttaminen. Niin sanottuja ”pikkujuttuja” ei kehdata tai viitsitä laskuttaa heti ja myöhemmin ne unohtuvat kokonaan. Pikkujutut eivät olekaan vuositasolla pieniä kun asiaa hieman laskeskelee. Jos yrityksessä jätetään jokaisena työpäivänä (v.2016 on 253 työpäivää) laskuttamatta yksi 40 euron työ/tuote, niin aivan turhaa tappiota tuotetaan 10.120 euroa vuodessa. Tottakai joku neropatti ajattelee, että meneehän siihen 40 euron laskun tekoonkin aikaa ja kuluja, mutta sekin kulu on pitänyt laskea jo myyntihintaan mukaan. Kannattaa miettiä minimilaskutusraja valmiiksi.

3. Firman tilin tyhjentäminen

Yrityksen kassavirta ja sen ennustaminen on elintärkeää, koska harvalla firmalla rahaa tulee ja menee tasaisena virtana. On hyviä laskutuskuukausia ja heikkoja jaksoja. Monilla yrittäjillä iskee hyvän kauden aikana ahneus ottaa liikaa rahaa ulos yrityksen kassasta ja huonona kautena sitten kirotaan, kun ei jää yhtään rahaa, eikä firma kannata. Kuten Jorma Ollila on aikanaan todennut, niin suurimmat tyhmyydet yrityksissä tehdään hyvinä aikoina.
Sama nyrkkisääntö kuin mitä pankit neuvovat yksityishenkilöillekin pätee myös yrityspuolella. Tavoitteena olisi pitää yrityksen tilillä kahden kuukauden kiinteitä kuluja vastaava summa. Yrityksen pitää toki huomioida kassavirrassaan myös kahden kuukauden takaa maksuun tulevat arvonlisäverot ja muut mukavat viranomaisvelvoitteet.

4. Myynnin budjetoinnin, laskutusennusteiden ja seurannan laiminlyönti

Yllättävän monissa yrityksissä jätetään myyntibudjetointi kokonaan tekemättä. Todetaan ainoastaan, että sellainen ennustaminen on mahdotonta. Toinen viisas vastaus on, ettei sellaiselle suunnittelulle ole aikaa, kun pitää tehdä ”oikeita töitä”.
Onko toteutuvien kulujenkin ennustaminen myös mahdotonta? Onko myynnin aktiviteettien, asiakasmäärien ja tulevien kauppojen määrää mahdotonta suunnitella tai laskea? Ei todellakaan ole. Jo hyvässä liiketoimintasuunnitelmassa on määritelty kohderyhmät, tarvittavat liikevaihdot ja myyntibudjetit, asiakas- ja myyntimäärät. Siinä on myös arvioitu potentiaalien asiakkaiden kappalemäärä, heidän keskiostosten suuruus, tavoiteltu kokonaismyynti, myyntikate ja kulujen jälkeen jäävä yrityksen käyttökate.
Valitettavan harvoin todellista kannattavuuden rajaa on edes laskelmoitu ja auttamatta liian pienen liikevaihdon kuvitellaan riittävän kannattavan liiketoiminnan tekemiseen.

5. Liika väkeä, liian vähän töitä

Talouden matalasuhdanteiden aikana monet yrittäjät ovat todella tiukilla, koska kulut meinaavat karata käsistä myynnin vähäisyyden tai alan sisäisen hintakilpailun vuoksi. Yrittäjä tai yritysjohtaja ei mielellään vähentäisi arvokasta ja suurella vaivalla kouluttamaansa henkilökuntaa. Vastuu työntekijöiden perheiden taloudesta ja toimeentulosta painaa niskaan siinä määrin, että oma taloustilanne meinaa unohtua tai sen surkeutta vähätellään. Omaa palkkaa jätetään nostamatta tai firmalle otetaan lisää lainaa, koska eletään toivossa, että pian ajat paranevat.
Yllättävän harva osaa, viitsii ja uskaltaa tasoittaa tilannetta henkilöstön osa-aikaisella lomauttamisella, opintovapailla tai muilla työnantajan kuluja keventävillä, mutta irtisanomistarvetta vähentävillä toimenpiteillä. Tietoja löytyy; http://www.te-palvelut.fi/te/fi/tyonantajalle/henkiloston_kehittaminen/lomauttaminen/index.html ja http://www.koulutusrahasto.fi/fi/aikuiskoulutustuen-hakijoille/taysimaarainen-aikuiskoulutustuki-palkansaajalle/

6. Epäselvät työnkuvat

Tänä päivänä johtajia ja päälliköitä on yrityksissä yhä vähemmän. Sen vuoksi jokaisen työntekijän työnkuva ja rooli työyhteisössä on oltava mahdollisimman kirkas. Itsenäinen työskentely ja päätösten teko vaatii molemminpuolista luottamusta työntekijän ja yritysjohdon välillä. Mitä vähemmän väkeä on, sitä enemmän erilaisia taitoja työntekijältä vaaditaan. Työtehtävien jako on kuitenkin tärkeä, ettei turhaa tehottomuutta aiheuteta päällekkäisillä töillä.

7. Kaikilta ei vaadita samaa työpanosta

Yrityksissä on palkattu erilaisia ihmisiä aikojen saatossa. Työhöntulohetkellä heidän työnkuvansa ja motivaationsa oli aivan erilainen kuin nyt. On saatettu palkata kavereita, tuttuja ja perheenjäseniä. Jostain kummallisesta syystä tutuimmat henkilöt saattavat itse kuvitella voivansa tehdä työnsä siten kuin huvittaa ja silloin kun huvittaa.
Jos tällainen eriarvoisuus sallitaan, niin se syö koko työyhteisön hermoja ja motivaatiota. Tätä ei yrityksen johto tai omistajat monestikaan halua myöntää tai ymmärtää, vaan toisten huomautuksiin todetaan; ” Repa nyt vaan on vähän tollanen.”. Asiaan on puututtava tai ”mätä omena” saastuttaa koko firman, heikentää tulosta ja pahimmillaan tuhoaa sen.

Jos tunnistit syyllistyväsi tyyppivirheisiin ja tunsit piston sydämessäsi, niin hyvä. Nyt on aika ryhtyä toimeen ja pelastaa toimiva yritys. Jos tunnistit jonkun tuttavasi, joka saattaisi hyötyä näistä vinkeistä, niin jaa tämä kirjoitus hänelle.

Menestyksekästä syyskautta kaikkiin yrityksiin!
– Pasi Pasanen –